Инструкция: как организовать успешную конференцию

1. Разработайте программу.

Правильно выбранные цели помогут выбрать формат мероприятия. Подумайте, что вы хотите донести до участников, какую задачу решаете и какое значение будет иметь для вашего города или отрасли. После этого вы уже можете разработать саму идею конференции, определить ее длительность и выбрать зал для проведения.

От выбора темы зависит успех мероприятия. Она должна отражать актуальную проблему и затрагивать интересы всех ее участников. После выбора темы у вас не будет проблем с поиском целевой аудитории для мероприятия.

Совет: записывайте все идеи, которые вам придут в голову. Возможно, одна из них и станет ключевой темой мероприятия.

Далее необходимо составить план конференции. Он может включать в себя:

- бюждет мероприятия;

- расписание всех элементов программы;

- подготовка материалов для конференции;

- состав участников;

- место проведения и стиль оформления зала.

2. Найдите спикеров.

Даже один известный спикер может "сделать" ваше мероприятие. При этом стоит учесть, что такой спикер - это владелец бизнеса, либо профессионал в свое деле. В своем докладе он может в первую очередь пытаться пропиарить свою компанию, либо, есть риск, что в последний момент он откажется от выступления по причине его занятости.

Поэтому рекомедуем вам не тратить время и бюджет на привлечение известных спикеров, а обратить внимание на молодых специалистов.

Посоветуйте вашему спикеру включить в доклад такие темы как освещение общей ситуации, кейсы и последующее обсуждение с участниками конференции. Так он будет легче восприниматься слушателями.

3. Подумайте о креативности

Чтобы ваша конференция отличалась от других, найдите пару приемов, которые смогут разнообразить конференцию. Например, можете включить в расписание круглые столы, присуждение профессиональных премий или дискуссии в неформальном формате.

Раздаточный материал это то, останется у участников после завершения конференции. Поэтому необходимо сделать его информативным, красочным и креативным. Найдите профессиональных дизайнеров, которые помогут вам в решении этого вопроса.

4. Займитесь продвижением.

Для того, чтобы мероприятие стало успешным, необходимо чтобы о нем узнало как можно больше людей. Поэтому не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия.

Выбирая каналы продвижения, отдайте предпочтение тем, к которым чаще всего обращается именно ваша аудитория. Лучше выбрать немного, но самые популярные, например ВК, Instagram,YouTube.

Создайте одно сообщение для вашей аудитории, которое будет точно отражать идею мероприятия и транслируйте его по всем каналам.

5. Выберите площадку для проведения мероприятия.

Деловые люди много времени проводят в стандартных конференц-залах. Поэтому, чтобы конференция запомнилась надолго, выберите место, которое бы впечатлило ее участников.

Гостям лучше предложить легкие фуршеты, или кофе-брейки с выпечкой. Даже короткие пресс-конференции имеют больший успех, если в программе есть банкет.

Главное уделить внимание приготовлению к мероприятию и интересной подаче, поэтому важно выбрать надежную компанию, которая обеспечит высокий уровень сервиса.