Как используются переговорные комнаты
Современный бизнес на сегодня невозможно представить без встреч с партнёрами, совещаний и презентаций. Но далеко не все компании и предприниматели располагаются в больших просторных офисах, где есть всё необходимое. И тогда вопрос поиска помещения для переговоров становится настоящей проблемой.
Обыкновенно компании имеют небольшие офисы, где непрерывно идёт рабочий процесс. В таких обстоятельствах провести переговоры с клиентом или партнёрами в своём офисе непросто. Более того, даже если в офисе есть переговорная комната, она может быть занята. Не на подоконнике же общаться с клиентами? Сталкиваются с такой проблемой и индивидуальные предприниматели, которые работают дома и «на ходу». Даже если у них есть производственные помещения — для переговоров они зачастую не подходят. Очень актуален вопрос, как снять офис на час в центре, для тех бизнесменов и представителей компаний, которые находятся в Москве проездом и нуждаются в помещении для встреч с партнёрами, клиентами, инвесторами. Также переговорные комнаты нужны для проведения собеседований и совещаний различного характера.
Однако содержать такие комнаты в офисном центре и оплачивать их аренду и коммунальные услуги постоянно, даже в то время, как комната простаивает — не самое выгодное решение. Поэтому, если вы не проводите важные встречи и переговоры ежедневно, арендовать офис с переговорной комнатой нет необходимости. Хорошо, когда бизнес-центр предоставляет такую услугу почасово. А если нет? Проще подыскать подходящий вариант такого помещения непосредственно перед мероприятием.
Лучший выход из ситуации — это аренда переговорной комнаты в центре Москвы. Но быстро найти переговорку приемлемого уровня может оказаться непростой задачей. Переговорные комнаты предлагают своим клиентам многие гостиницы и бизнес-центры, владельцы офисной недвижимости. Не все из этих предложений соответствуют элементарным требованиям для помещений такого назначения.
Для того, чтобы можно было провести переговоры в комфортной деловой атмосфере, продемонстрировать необходимые документы и видеоматериалы, обеспечить активное участие в процессе всех присутствующих, переговорная комната должна быть оборудована:
Столом или столами с розетками;
Комфортными посадочными местами;
Кондиционером;
Проектором или телевизором с возможностью подключать разные носители информации вплоть до смартфонов;
Устройством для конференц-связи;
Высокоскоростным Интернетом;
Флипчартом, белой доской и маркерами;
Кулером с водой, возможностью предложить участникам чай, кофе.
Конечно же, мебель должна выглядеть презентабельно и быть качественной, а интерьер не должен быть заполнен посторонними предметами, отвлекающими от темы разговора (к слову о производственных помещениях и рабочих офисах).
Наиболее удобна аренда переговорки с почасовой оплатой — ведь обычно встречи не длятся целый день, значит, нет смысла и переплачивать за неиспользованное время. Даже если у вас несколько встреч одна за другой, они вряд ли займут целый день.
Идеальный вариант — если переговорная комната будет располагаться в центре Москвы, чтобы всем участникам было удобно до нее добираться. И конечно, по возможности лучше бронировать такое помещение заранее, чтобы в последний момент оно не оказалось занято.
Иногда владельцы переговорных комнат предлагают также услуги секретаря, приёмной или кейтеринговой компании. Насколько они необходимы в вашем случае, и стоит ли их дополнительно оплачивать — зависит от того, какое именно мероприятие вы планируете. Подробнее на сайте smart-meeting-rooms.ru.
