Как выбрать помещение для бизнес-мероприятия?

В процессе подготовки бизнес-мероприятия важны все детали. Но даже продуманное до мелочей событие может быть испорчено неправильным выбором места. Если людям будет некомфортно, то самые интересные спикеры и лучшие угощения не спасут положение.

Размер помещение

Первое, на что нужно обратить внимание при выборе — размер помещения. Как правило, цена на конференц-зал зависит от его площади, но экономить не стоит: важно выбрать помещение, соответствующее числу приглашенных.

Стандартный расчет выглядит так: на одного приглашенного должно отводиться около 2 квадратных метров площади. То есть, если у вас будет 15 гостей, то оптимальный размер комнаты 30-35 метров, а если 100 человек, то около 200 метров. Сейчас, в условиях пандемии рекомендуется немного увеличить площадь, так, чтобы в зале кресла стояли на расстоянии 1,5 м друг от друга.

Локация

Очень важно, чтобы до зала было удобно добираться, причем, как на личном, так и на общественном транспорте. С этой точки зрения, удобно снимать помещения у компаний, основная деятельность которых аренда коворкинга. Они, как правило, расположены в центре города, вблизи от станций метро, нередко имеют собственную парковку.

Критерии такие:

• те, кто едет на общественном транспорте должны идти пешком от остановки не более 10 (а лучше 5) минут;
• те, кто добирается на автомобилях, должны иметь возможность спокойно припарковаться.

Зонирование помещения

Желательно, чтобы пространство для мероприятия было разделено на несколько зон (или имело возможность для зонирования). Обычно нужны:

• приветственная зона и место регистрации — их можно объединить, в этом месте гостей встречают, помогают сориентироваться, проявляют гостеприимство;
• гардероб — обязателен;
• место для кофе-брейка, где гости смогут скоротать время, познакомиться и пообщаться;
• основное пространство для мероприятия;
• туалет.

Большим преимуществом станет возможность организовать фотозону, а также отдельные, небольшие помещения, где гости смогут уединиться для переговоров или приватной беседы. Если в помещении есть пространство со звукоизоляцией для телефонных переговоров, это еще один бонус.

Мебель и техническое оснащение

Заранее продумайте все, что вам необходимо для проведения мероприятия (мебель, техника, оборудование и т.д.) и обсудите, есть ли все это в наличии в зале, и могут ли организаторы договориться о поставках.

Минимально необходимый набор: стулья для участников, столы для кофе-брейка, диваны для зоны ожидания, микрофон, колонки, экран и проектор. Все остальное обсуждается в зависимости от типа мероприятия.