Предприниматели выбирают удобство: как бизнес использует облачные сервисы для совместной работы

Цифровизация — один из масштабных трендов последних лет в бизнесе. Компании стремятся перенести рабочие процессы в онлайн и обеспечить сотрудникам бесшовное переключение между корпоративными инструментами. Решить эту задачу помогают облачные сервисы, объединённые в экосистему.

По данным экспертов, в 2023 году объём потребления облачных технологий у малого и среднего бизнеса вырастет. Также прогнозируется, что к концу года компании, которые взаимодействуют с партнёрами и обмениваются данными внутри экосистемы, смогут увеличить прибыль на 5%.

При выборе IT-продукта важно учитывать потребности и специфику бизнеса. В этом материале редакция ProKazan расскажет о решении, которое предлагает Яндекс 360 для бизнеса.

Что такое виртуальный офис и как он устроен

Виртуальный офис — это комплексный цифровой продукт. Он позволяет сократить капитальные и операционные затраты бизнеса, оптимизировать текущие бизнес-процессы и наладить коммуникацию не только внутри команды, но и с клиентами и партнерами, в том числе географически распределёнными. Компании не нужно вкладываться в создание собственной IT-инфраструктуры, поскольку за оборудование и его обслуживание отвечает вендор.

В экосистему Яндекс 360 для бизнеса входит восемь сервисов: Почта, Телемост, Диск, Календарь, Мессенджер, Заметки, Документы и Рассылки. Все нужные инструменты находятся в одном месте, что положительно влияет на скорость и качество работы команды.

У Яндекс 360 для бизнеса есть особенности, которые делают это решение технологичным и удобным:

• Понятный интерфейс. Многим он знаком по личным сценариям использования Яндекс Почты и Яндекс Диска. Новый пользователь сможет легко освоить возможности платформы.
• Доступ к информации независимо от местоположения. Сотрудники могут открыть сервисы Яндекс 360 для бизнеса, будучи в офисе или на удалёнке, и быстро включиться в работу.
• Единое пространство для решения задач. В виртуальном офисе можно обсуждать деловые вопросы, работать с документами и планировать встречи с коллегами и партнёрами.

Чтобы узнать, как проходит миграция в сервисы Яндекс 360 для бизнеса, редакция опросила ведущих игроков на федеральном и региональном рынках из разных отраслей.

Перевели 3 000 сотрудников: крупная IT-компания России мигрировала в Яндекс 360 для бизнеса

Группа компаний ICL базируется в Казани и имеет ещё шесть офисов в других городах России. Как рассказывал заместитель руководителя службы информационной безопасности ICL Services Антон Мерцалов, раньше для деловых коммуникаций компания использовала западную платформу.

В марте 2022 года встал вопрос о миграции и начался поиск другого решения. Приоритетами стали безопасность продукта, возможность лёгкой интеграции с уже существующими системами и понятный интерфейс, который смогут быстро освоить 3 000 сотрудников.

Представители фирмы провели анализ рынка облачных решений и отсеяли некоторые варианты из-за вопросов безопасности. В результате руководство запустило пилотный проект для тестирования двух конкурирующих экосистем. Одна из них — Яндекс 360 для бизнеса — получила больше положительных отзывов от участников тест-групп.

ICL начала миграцию в Яндекс 360 для бизнеса. Потребовалось всего три месяца, включая пилотный период, чтобы перевести на новую платформу 3 000 человек.

Антон Мерцалов рассказывал, на что часто обращали внимание сотрудники в процессе работы в виртуальном офисе: «Интуитивно понятный интерфейс. Это мы услышали от многих пользователей и прочитали в отчётах. Единая экосистема. Нет лишних точек контакта, дополнительных окошек в интерфейсе — просто авторизуешься через корпоративный аккаунт и работаешь в сервисах».

Отключили все иностранные лицензии: сотрудники Faberlic в один день остались без привычных сервисов и экстренно искали другого вендора

Компания Faberlic столкнулась с тем, что все лицензии международного поставщика были отключены без предупреждения. Так 2 000 сотрудников оказались без привычных рабочих инструментов. Встали важные бизнес-процессы: под угрозой оказалась подготовка очередного печатного каталога, который является ключевым инструментом продаж компании.

«Мы потеряли всю коммуникацию за один вечер. Предварительного уведомления мы не получали и не понимали, в чём дело», — рассказывал Илья Родионов, руководитель отдела техподдержки Faberlic.

Компании нужно было в короткие сроки найти продукт, который сможет сопровождать весь объём задач и коммуникаций. Определили три основных критерия:

• Необходимые функции должны быть доступны в одной экосистеме: почта, календарь, мессенджер, видео-конференц-связь, хранение файлов и совместная работа над документами.

• Пользовательский интерфейс должен быть понятным, чтобы сотрудники могли приступить к работе как можно быстрее.
• Отзывчивая и компетентная служба поддержки, которая активно включится в процесс переезда и поможет перенести базы данных.

По всем параметрам подошла экосистема Яндекс 360 для бизнеса. Платформа позволила полностью заменить функционал ушедшей корпоративной системы.

Для видеопереговоров и онлайн-встреч Faberlic стали использовать Телемост. С ним можно проводить встречи с коллегами и контрагентами с более высоким качеством звука и возможностью демонстрации экрана.

Сноска: Помощь в любое время дня и ночи: приоритетная поддержка Яндекс 360 работает для организаций 24/7!

Помимо видеозвонков, в Яндекс 360 для бизнеса Faberlic нашёл удобное решение, чтобы вести переписку с поставщиками и хранить файлы. Теперь сотрудники пользуются:

• Почтой: корпоративной и на домене. Входящие письма мгновенно распределяются по нужным папкам.
• Документами. Есть все необходимые форматы и быстрая загрузка объёмных файлов.

В компании также оценили удобство Диска для хранения файлов.

«В итоге сотрудники остались довольны, а некоторые даже отметили, что сервис работает лучше старого аналога: большие документы быстрее загружаются», — делился Илья Родионов.

Была цель — выгрузить все данные за один день: крупный логистический альянс переехал в Яндекс 360 для бизнеса

Major Logistics — первый в России 4pl-оператор, оказывающий логистические услуги на территории РФ и стран СНГ. За сутки компания перевела 2 000 сотрудников в Яндекс 360 для бизнеса.

Главный инструмент внутренней коммуникации Major Logistics — электронная почта. Складские операции, таможенное оформление и таможенные перевозки требуют постоянно быть на связи. Переход на новую платформВ Яндекс 360 для бизнесау обеспечил стабильность бизнес-процессов.

«Чтобы сохранить доступ к коммуникациям после ухода зарубежного вендора, мы не стали переносить процессы частями или постепенно — переехали сразу все сотрудники. Для этого команда Яндекс 360 выдала нам триал-доступ к системе на один месяц», — рассказывал Алексей Степанов, руководитель IT-отдела логистической компании.

Для общения с клиентами альянс использует Телемост. На прежней платформе не было возможности проводить видеовстречи, поэтому раньше компания за год тратила около 4 млн рублей на сторонние сервисы. Сегодня Телемост стал одним из ключевых инструментов работы.

Другая логистическая группа Монополия также приняла решение перевести свои бизнес-процессы в Яндекс 360 для бизнеса. Такие кейсы говорят о позитивном опыте использования платформы и её привлекательности для предприятий в транспортной отрасли.

Яндекс 360 для бизнеса — функциональное решение для совместной работы

В Яндекс 360 для бизнеса есть Почта и Мессенджер для организации корпоративной переписки, Диск для хранения файлов, Документы для совместной работы с документами, Календарь для планирования важных событий и встреч, Телемост для коммуникации на расстоянии, а также Рассылки для эффективного маркетинга и общения внутри команды.

Облачные сервисы удобны в использовании и открывают доступ к рабочим процессам в условиях гибридного и удалённого формата. Кроме того, Яндекс 360 постоянно развивает их — добавляет новые инструменты и возможности для интеграции с другими внутренними системами.

«Яндекс 360, как разработчик корпоративного продукта, следит за тенденциями, тесно сотрудничает с клиентами и работает над возможностями, которые закрывают новые потребности бизнеса», — подытожил коммерческий директор Яндекс 360 для бизнеса Александр Чеснавский.