Тайм-менеджмент. Как повысить свою продуктивность

Для того, чтобы быть успешным, необходимо идти в ногу со временем. Графики работы, личных дел зачастую перегружены. Многие люди, относящиеся к более старшему поколению, не могут привыкнуть к такому ритму, их продуктивность снижается, а успеха становится добиться все сложнее. Это не означает, что 10, 20, 30 лет назад они работали меньше. Вовсе нет. Главное, что отличало в то время сотрудников организаций, предприятий, — подход к работе. На сегодняшний день для достижения поставленных задач необходимо делать все быстро, много успевать и мало ошибаться, как и ранее. Однако структура задач, подход к организации и исполнению очень сильно изменились.

Что же делать для того, чтобы повысить свою продуктивность до максимума? Простые принципы тайм-менеджмента помогут правильно организовать рабочий процесс, быстро решить личные и деловые задачи.

Не отвлекайтесь во время работы

Приступая к выполнению задачи, соберитесь, исключите любые отвлекающие факторы по возможности. К ним могут относиться мелкие (второстепенные) задачи, не связанные с основной работой. Например, общение на личные темы в социальных сетях, просмотр развлекательных видеороликов и т. д. Исключив их, вы удивитесь, насколько быстро можете выполнить любой проект.

Пусть вашим девизом станет фраза «вижу цель, не вижу препятствий». Соберите все свои силы и направьте их на одно конкретное действие. Конкретизируйте работу, так вы быстрее сможете добиться результата.

Также вы должны четко представлять все задачи, которые необходимо сделать. Если «отвлекающий фактор» связан с работой, значит, его также стоит отнести в список дел и на некоторое время забыть про него. Его важность будет ниже. К нему вы сможете приступить сразу же после выполнения первого задания. Лучше, если вы запишете все второстепенные подзадачи, чтобы в нужный момент к ним можно было вернуться.

Соблюдайте сроки — выполняйте работу заранее

Соблюдение сроков — одно из самых важных правил, которое поможет вам равномерно распределить свое время на все проекты, а также личные дела. Не нужно выполнять работу слишком рано или, наоборот, в последний момент. Нет. Старайтесь делать поручения немного раньше, чтобы точно попасть в сроки сдачи проекта. При таком подходе в случае выявления мелких ошибок или недоработок вы сможете успеть внести правки и не попасть в неприятную ситуацию с начальством или коллегами. Также не теряйте темп и старайтесь строго следовать составленному заранее плану. Кроме всего прочего, спешка может крайне негативно сказаться на качестве выполняемого вами задания.

Научитесь отказывать

Научитесь говорить «нет». Лишние проекты и задачи, которые могут навязать вам коллеги, отнимут ваше время. Вы рискуете не успеть реализовать собственные цели, задачи. Помните, каждый должен самостоятельно выполнять свою работу. Научитесь видеть разницу между фразами «помоги мне» и «сделай за меня». Также помните, что вы всегда вправе отказать, если заняты, у вас другие планы, вы работаете над собственными проектами.

Не забывайте об отдыхе

Высокие нагрузки, плотный график, многозадачность — все это может негативно сказаться не только на физическом состоянии, но и на моральном. Для того чтобы избежать «выгорания», сильной усталости, апатии, обязательно устраивайте себе полноценные выходные. Время для отдыха поможет восстановить энергию, поддержит интерес к работе.

Также не забывайте об отдыхе и во время работы. Если такой возможности вы не имеете, попробуйте составить личный график. Выделяя по 15–20 минут в 2–3 часа, вы сможете значительно увеличить свою продуктивность. В эти небольшие перерывы вы можете делать все, что хотите: листать новостную ленту, общаться с друзьями, просматривать видеоролики и т. д.

Записывайте все дела и планы

В плотном графике очень легко упустить что-то из виду. Во многих компаниях существует внутренняя переписка сотрудников или специальные программы, помогающие отслеживать актуальные на день, неделю, месяц дела. Если же у вас нет ничего из перечисленного, заведите собственный планировщик. Это может быть все что угодно — блокнот, стикеры, программы на телефоне и т. д. Обратите внимание на то, что записи должны быть структурированы. Хаос в задачах, написанных на спонтанных листках бумаги, может запутать вас еще больше.

Учитесь разделять сложные задачи на более мелкие и легкие

Если задача слишком большая или объемная, необходимо разделить ее на подзадачи. Не пытайтесь объять необъятное, так вы рискуете допустить множество ошибок и сорвать сроки сдачи проекта. Дробите крупные задачи настолько, насколько вам будет удобно и комфортно. После разделения на подгруппы они уже не будут казаться настолько страшными и удручающими. Кроме всего прочего, такой подход позволяет выполнять сложные поручения намного быстрее, чем при обычном подходе.

Не пренебрегайте рабочим календарем, планировщиком

Идеальный вариант — использовать программное обеспечение. Такие планировщики помогут автоматизировать процесс, оповестят вас о сроках сдачи проектов, напомнят о важных делах и т. д. Это намного удобнее, чем вести обычный ежедневник или писать все на стикерах.

Малым и средним организациям мы рекомендуем платформу Projecto, которая обеспечивает:

• стабильную работу в облачной структуре;
• своевременное уведомление о предстоящих задачах;
• возможность деления крупных проектов на более мелкие подзадачи;
• ведение рабочих календарей;
• делегирование поручений;
• контролирование рабочего процесса, получение обратной связи;
• ведение переписки;
• учет внутренних документов и многое другое.

Современное программное обеспечение может сделать работу более простой и быстрой. Оно необходимо для повышения работоспособности сотрудников, так как позволяет точно ставить задачи и отслеживать статус их выполнения, не отвлекаясь от рабочего процесса.