Разработка системы электронного документооборота

Электронный документооборот — решение, призванное упростить обмен бумагами между организациями. Благодаря ЭДО для передачи документов не требуются личные встречи менеджеров: все согласования и заверения происходят в цифровом режиме. Как это работает и какие компании нуждаются в разработке электронного документооборота — можно узнать здесь.

Разработка электронного документооборота: преимущества

У электронного документооборота есть несколько преимуществ, которые стали неоценимыми в кризисной ситуации:

• Автоматизация обмена документами ускоряет работу в десятки раз. Быстрее становится как согласование и обработка документов в различных отделах одной компании, так и подтверждение договоренностей между предприятиями.
• Систематизация работы и оптимизация хранения документов. Находить нужные документы в электронном виде гораздо быстрее и проще. В электронном архиве они занимают куда меньше места, чем в бумажном, поэтому хранить их можно столетиями, без обязательной утилизации через 5-10 лет.
• Контроль ознакомления ответственных специалистов. Можно уведомлять менеджеров о необходимости согласования и фиксировать просмотр конкретного документа.
• Возможность контролировать доступ к конфиденциальным данным, предоставляя права работы с документами только ответственным за них специалистам. Не нужно беспокоиться о сохранении коммерческой тайны: руководитель компании может лично открывать доступ к такой информации, контролируя число посвященных.
• Надежная защита данных. Протоколы шифрования ЭДО обеспечивают безопасность конфиденциальной информации.

Хотя на рынке провайдеров ЭДО-решений представлено множество систем ЭДО, многие компании приходят к решению о разработке системы электронного документооборота.

Одна из причин такого решения — необходимость создания отдельной системы электронного документооборота для внутренних потребностей различных отделов. В этом случае поможет разработка системы электронного документооборота для предприятия — СЭД для крупных компаний.

Другая проблема, которую компания надеется решить, пройдя все этапы разработки электронного документооборота — отсутствие синхронизации ЭДО-решений от различных провайдеров. Это значит, что компания вынуждена выбрать ту ЭДО-систему, которую используют ключевые клиенты, отказавшись от альтернативных решений.

Как решить эту проблему путем внедрения b2b-системы, которая синхронизируется с различными ЭДО-решениями — читайте на странице блога AGORA (Агора).