Важность системы электронного документооборота

Вряд ли в современном мире найдется хоть один руководитель, не заинтересованный в оптимизации рабочих процессов, не заботящийся о продуктивности интеллектуального труда сотрудников и не мечтающий повысить общую эффективность всего предприятия. Одним из средств, позволяющих добиться всех этих целей при минимальных затратах и экономии бюджетных средств, считается система электронного документооборота.

Этот инструмент позволяет добиться максимальной эффективности в таких процессах как согласование договоров, координация бумажного и электронного документооборота, предоставляет возможность контроля над выполнением служебных поручений, позволяет вести мониторинг всех элементов документооборота на любой стадии осуществления проекта. Освоение и внедрение подобного инструмента только на первый взгляд может показаться сложным занятием, требующим значительных затрат на обучение персонала, временные затраты на обеспечение комфортного психологического настроя при работе с программой и тому подобное.

С точки зрения пользователя системы, интерфейс, как правило, является интуитивно понятным, человекоориентированным, а сам электронный документооборот http://iitrust.ru/region/edo/ зачастую интегрируется с уже известным и активно используемым программным обеспечением. Как результат, несмотря на то, на какой платформе будет создана заинтересовавшая вас оболочка, вы всегда можете быть уверены, что сотрудники оценят ее, как действительно важный и полезный инструмент для осуществления и решения всех поставленных перед ними задач. При этом такая электронная система обеспечит достаточную прозрачность и наглядность всех операций на каждой из стадий рабочего процесса для руководителя предприятия и для сотрудников, что неизбежно приведет к оптимизации всего рабочего процесса в целом.

Помимо повышения общей производительности электронный документооборот обладает рядом других преимуществ:

• обеспечивает быстрый и удобный доступ к необходимой информации;
• снижает вероятность ошибок, так как предполагает меньшее участие «человеческого фактора»;
• безусловно, снижает издержки компании, в частности нет необходимости хранить бумажные папки с документами;
• обеспечивает возможность доступа к документу сразу нескольких сотрудников;
• защищает документы от повреждения, утери.

Существует большое число программ, которые позволяют наладить документооборот в электронном виде на предприятии. Разобраться с ними и выбрать наиболее удобоваримый вариант помогут профессиональные консультанты по программному обеспечению.